Il existe de nombreuses applications dédiées à la gestion du pain qu’il y a sur votre planche. Création des entrées, configuration des alertes, surveillance de l’application et archivage des tâches accomplies sont autant d’activités chronophages. De quoi avoir l’impression qu’on perd son temps à essayer de planifier des tâches au lieu de s’en occuper tout de suite.

Il existe pourtant une solution très simple à l’aide d’un outil que nous utilisons quotidiennement et qui a l’avantage de ne pas nous prendre beaucoup de temps. Le débrouillard va vous présenter cet outil révolutionnaire et comment l’utiliser de manière optimale.

Cet outil révolutionnaire pour organiser efficacement votre todo list? Votre boîte mail!

Récapitulons nos attentes concernant une todo list:

• Garder une trace des tâches à accomplir pour n’en oublier aucune.
• Organiser notre travail dans le temps.
• Permettre d’ajouter de nouvelles tâches et de faire disparaître les tâches réalisées aisément.
• Être facilement accessible, consultable quotidiennement aisément.
• Ne pas représenter une perte de temps par rapport à l’exécution immédiate d’une tâche.

Examinons ce que peux faire une boîte mail:

• Elle est déjà le réceptacle de bon nombre de tâches que votre entourage et votre employeur vous assignent.
• Vous avez la possibilité de vous envoyer un mail à vous-même, donc de vous ajouter facilement une nouvelle tâche (c’est du masochisme mais nous sommes nombreux à le faire paraît-il).
• La présentation “objet du mail” et “corps du mail” permet de donner un titre à une tâche et d’y ajouter des détails si nécessaire.
• Vous pouvez assigner à chaque message un degré d’importance afin de prioriser votre travail.
• Chaque nouveau mail est une nouvelle tâche. Il suffit de l’archiver pour la voire disparaître de la boîte de réception. Tâche accomplie !
• Vous consultez déjà votre boîte mail quotidiennement… pas de travail en plus donc. Et si vous ne le faites pas? Vous devriez peut-être songer à vous y mettre!

A vu de nez, une boîte mail devrait suffire pour se faire une bonne todo list… voyons voir dans le détail comment on peut s’y prendre.

Archivez ce que vous avez fait

Le plus important! Votre boîte de réception ne doit contenir que ce que vous avez à faire. Dès que c’est fait ou si le mail ne concerne pas quelque chose que vous avez remis à plus tard… il doit disparaître de là!

Créez des dossiers et des sous-dossiers pour ranger vos mails et les retrouver plus aisément en cas de besoin. Supprimez ce qui est inutile, téléchargez les pièces jointes que vous avez besoin de conserver. Débrouillez-vous pour que votre boîte de réception devienne une liste de tâches plutôt que le cimetière des mails dont vous ne savez pas quoi faire.

Vous avez répondu à quelqu’un et ne pouvait plus rien faire tant qu’il ne vous renvoie pas la balle ? Archivez ! Vous avez transféré une information et la décision ne dépend plus de vous Archivez ! Votre entourage, vos collègues, reviendront vers vous d’eux-mêmes si votre aide, votre avis ou votre décision est de nouveau nécessaire.

Attention, si le mail concerne quelque chose que vous souhaitez surveiller, gardez-le sous le coude… il vous rappellera la tâche: à surveiller. Tout le concept est là, à chaque ouverture de votre boîte de réception, vous ne devriez voir qu’une liste de tâches. Si de nouveaux mails sont arrivés entre temps: traitez-les tout de suite, au moins pour éliminer ceux qui ne sont pas des tâches. D’ailleurs, traiter très vite vos mails représente souvent un vrai boost pour votre productivité.

Un mail = une tâche

L’avantage d’une boîte mail, c’est qu’elle a déjà tendance à compiler bon nombre de tâches qu’on nous assigne. Que ce soit le dernier rapport à rendre pour votre chef ou l’anniversaire de la petite dernière à organiser, le mail est devenu un espace d’échange privilégié. Qui dit espace d’échange dit aussi espace de requête.

Il y a aussi des tâches que l’on décide de s’assigner directement, comme si la mule n’était pas déjà suffisamment chargée. Mais je m’éloigne du sujet. Le fait est que vous pouvez toujours vous expédier vous-même des mails pour garder votre todo list à jour. Mettez votre propre adresse en destinataire, indiquez le titre du boulot à accomplir dans le champ “objet”, quelques détails dans le corps du message et c’est parti: une nouvelle tâche ajoutée à votre liste.

N’hésitez pas à demander, notamment à vos collègues, à ce qu’on vous envoie un mail “pour être sûr de ne pas oublier”. Ça vous épargnera d’avoir à le faire et viendra s’ajouter directement à votre todo list. Elle est pas belle la vie?

Libérez du temps de cerveau disponible

Plus besoin de garder la tâche à l’esprit, vous êtes tranquille. Il suffit de vous rendre sur votre boîte mail pour savoir où vous en êtes et ce qu’il vous reste à faire. Consultez votre boîte quotidiennement, traitez les nouveaux mails dès qu’ils arrivent, définissez vos priorités (urgent, à surveiller, informations à collecter, etc.) et archivez dès qu’une tâche est accomplie ou qu’il vous faut attendre la réponse de quelqu’un.

Non seulement vous n’oublierez plus rien mais en plus vous aurez un vrai sentiment de satisfaction et de liberté lorsque vous réussirez à vider votre boîte de réception. Mauvaise nouvelle, ça ne durera généralement pas longtemps…

Et vous, vous avez des techniques particulières pour utiliser votre boîte mail comme une todo list?